FAQ

SetLnk ist eine Software zur digitalen Erfassung deiner täglichen Arbeitszeiten. Zusätzlich bietet SetLnk weitere Features für Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen. SetLnk wurde explizit für die Arbeitszeiterfassung der Filmbranche entwickelt und ist speziell auf die Bedürfnisse von Arbeitnehmer- und Arbeitgeber*innen der Filmbranche ausgerichtet.

Bisher haben Filmschaffende ihre Arbeitszeiten in der Regel am Montag an das Produktionsbüro übermittelt. Mit dem EuGH Urteil von 2019 müssen die Arbeitgeber*innen den Arbeitnehmer*innen die Möglichkeit zur täglichen Erfassung bieten. Auf den ersten Blick hat es den Anschein nach einem größeren Aufwand für die Filmschaffenden, jedoch ist dem nicht so – die Vorteile der täglichen Arbeitszeiterfassung überwiegen:

Bei unserer Testgruppe, bestehend aus 150 Filmschaffenden, haben sich bei der täglichen Arbeitszeiterfassung über 60% weniger Fehler eingeschlichen – das spart Arbeit und Frust bei allen Beteiligten. Der Grund: Am selben Tag kann man sich noch gut erinnern.

Zeitnahe Abrechnung: Gerade am Ende des Monats oder zum Projektende, ist die zeitnahe Übertragung der Arbeitszeiten ausschlaggebend für die Berechnung der Gage sowie Arbeitszeitkonto- und Urlaubsansprüchen. Bekommt die Filmgeschäftsführung die Arbeitszeiten täglich übermittelt, kann sie die Gagenbestandteile zeitnah berechnen. Du wirst pünktlich bezahlt und erhältst schneller eine Auskunft über dein Anstellungsende, was dir bei der Kommunikation mit z.B. der Agentur für Arbeit hilft.

Die Reisekosten: Als Nachweis für das Finanzamt benötigst du eine Aufstellung deiner Arbeitsorte und Arbeitszeiten. Mit dem SetLnk Reisekosten Feature kannst du direkt am Arbeitsort eine Standortbestimmung durchführen. Aufwendiges Nachtragen von Adressen deiner Arbeitsorte gehört somit der Vergangenheit an. So einfach war es noch nie seine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Mehr Informationen zum Thema SetLnk Reisekosten findest du hier.

Gefühlt weniger Aufwand: Natürlich ist die Erfassung von Arbeitszeiten immer mit Aufwand verbunden. Die Testgruppe berichtete allerdings, dass die tägliche Erfassung von Arbeitszeiten als weniger aufwändig empfunden wurde, da die tägliche Erfassung der Zeiten nur ein paar Augenblicke in Anspruch nimmt. Im Gegensatz dazu wurde die Erfassung der Arbeitszeiten für eine ganze Woche am Sonntagabend von der Testgruppe als sehr nervig empfunden.

Dies sind nur ein paar Erkenntnisse die uns die Testgruppe lieferte. Es ist somit klar erkennbar, dass sowohl die Arbeitnehmer- als auch die Arbeitgeber*innen durch die tägliche Zeiterfassung eine Vielzahl von Vorteilen genießen. Nutzen wir diese um den Arbeitsalltag in der Filmbranche für alle Beteiligten ein klein bisschen zu verbessern.

Die Basisversion ist für Arbeitnehmer*innen kostenfrei. Zusätzliche Features, wie z.B. die Erstellung der Reisekostenabrechnung, können kostenpflichtig hinzu gebucht werden. Arbeitgeber*innen  können projektweise ein Abo abschließen, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen verwalten zu können und ebenfalls weitere Features, wie z.B. die Gagenabrechnung oder die Teamsuche, dazu buchen.

Als Arbeitnehmer*in kannst du deine Arbeitszeiten täglich, ganz unkompliziert, in unserer App oder dem Webportal erfassen. Nutzt du als Arbeitgeber*in ebenfalls SetLnk, kannst du deine Mitarbeiter*innen zu deinem Projekt einladen, wodurch die Arbeitszeiten automatisiert an dich übertragen werden.

Auf Servern mit Standort in Deutschland

Die mit SetLnk erfassten Arbeitszeiten werden für 2 Jahre gespeichert.

Als Produktionsfirma hast du mehrere Mitarbeiter*innen – Filmgeschäftsführung, Produktionsleitung usw. – in deinem Produktionsstab. Berechtige deine Mitarbeiter*innen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten, um z.B. die Arbeitszeiten der Crew verwalten zu lassen (Produktionsleitung) oder aber die monatliche Gagenberechnung (Filmgeschäftsführung) erstellen zu lassen.

Mit einem „Arbeitgeber*innen Account“ kannst du Filmschaffende zu deinem Projekt einladen. Sobald die Einladung bestätigt wurde, werden die Arbeitszeiten der Crew direkt in dein Webportal übertragen – Die Zettelwirtschaft der Stundenzettel hat ein Ende, effektiv und unkompliziert.

Du kannst Mitarbeiter*innen sowohl für eine Produktionsfirma oder auch für ein einzelnes Projekt berechtigen. Ein Admin oder Bearbeiter auf Produktionsfirmen-Ebene hat Zugriff auf alle Projekte der Produktionsfirma. Ein Admin kann weitere Admins berechtigen oder löschen. Die Rolle Bearbeiter ist dem Admin untergeordnet, sie kann keine Admin Rolle vergeben oder einen Admin entfernen. Auf Projekt-Ebene gibt es die Rollen Produktionsassistenz (PA), Herstellungsleiter, Filmgeschäftsführer, Produktionsleiter (HL, FGF, PL). Um einen Mitarbeiter für deine Produktionsfirma oder ein Projekt zu berechtigen, muss sich dieser einmal bei SetLNK registrieren und einen Account anlegen. Berechtigungen sind so lange aktiv, bis dem Mitarbeiter die Berechtigung wieder entzogen wird.

Konzern-Admins können weitere Admins und Bearbeiter berechtigen/löschen. Sie haben vollständigen Zugriff auf alle Produktionsfirmen und deren Projekte, welche unter dem Konzern zusammengefasst sind.

Konzern-Bearbeiter können keine Admins auf Konzern Ebene berechtigen/löschen. Konzern Bearbeiter können weitere Bearbeiter oder Admins niedrigerer Stufen, z.B. auf Produktionsfirmen Ebene berechtigen/löschen

Produktions-Admins können weitere Admins und Bearbeiter berechtigen/löschen, allerdings nur auf ihrer Ebene und darunter. Sie haben vollen Zugriff auf alle Projekte unterhalb ihrer Produktionsfirma.

Produktions-Bearbeiter können keine Admins auf Produktions-Ebene berechtigen/löschen. Produktions-Bearbeiter können weitere Bearbeiter oder die Rollen PA, HL, FGF, PL auf Projektebene berechtigen.

HL, FGF, PL – mit dieser Berechtigung hast du vollen Zugriff auf die Projektdaten und kannst weitere Mitarbeiter mit der gleichen Rolle berechtigen

PA – mit dieser Rolle kannst du andere Mitarbeiter für die Rolle PA berechtigen und hast Zugriff auf die Arbeitszeiten und Stammdaten der Filmschaffenden

Ja, in Deutschland ist die Arbeitszeiterfassung verpflichtend. Dies hat das Bundesarbeitsgericht in seinem Grundsatzurteil (1ABR 22/21) bestätigt.

Die SetLnk App gibt es sowohl für Android als auch IOS Smartphones. Die SetLnk Webanwendung kann über jeden herkömmlichen Internetbrowser erreicht werden.

Als Reisekosten bezeichnet man die Verpflegungsmehraufwendungen (Spesen) und Kilometergeldpauschalen. Diese kannst du als Filmschaffende Person in vielen Fällen in deiner Steuererklärung als sogenannte „Werbungskosten“ geltend machen. Erfasse als Filmschaffender zusätzlich zu deinen Arbeitszeiten auch die Adressen deiner Arbeitsorte und spare Steuern. Allein die Kilometergeldpauschale kann bis zu einer Höhe von 4.500,- € (2024) pro Jahr, als Ausgabe, gelten gemacht werden.

Die SetLnk Reisekostenerstellung ist ein kostenpflichtiges Feature.

Ein Dealmemo ist das Ergebnis einer Verhandlung zweier Parteien. In der SetLnk Software dient es als Grundlage für die monatliche Gagenberechnung. Möchtest du als Arbeitgeber die SetLnk Gagenabrechnung nutzen, trage hier einfach die mit deinem Mitarbeiter*in verhandelten Gagenbestandteile ein.

Der Vertragszeitraum stellt den Zeitraum zwischen dem 1. Arbeitstag und dem letzten Arbeitstag dar. Also den Zeitraum, den du mit deinem Mitarbeiter*in/Arbeitgeber*in verhandelt hast. Nur für diesen Zeitraum können Tage im Stundenzettel erfasst werden. Verlängert sich die Mitarbeit der Filmschaffenden über den ursprünglich angenommen Zeitraum hinaus, muss der Vertragszeitraum im Dealmemo des Mitarbeiter*in angepasst werden.

Der Anstellungszeitraum stellt den Zeitraum zwischen dem Eintrittsdatum und Austrittsdatum inkl. Urlaub und Zeitkonto dar. Nutzt du die SetLnk Gagenberechnung, berechnet SetLnk automatisch das Anstellungsende inkl. Urlaubsanspruch und dem Arbeitszeitkonto.

Bei SetLnk gibt es die Möglichkeit zwischen täglicher und wöchentlicher Berechnung zu Unterscheiden.

  • Bei der täglichen Berechnung werden die Überstunden täglich ab der 1. Mehrarbeitsstunde berechnet.
  • Bei der wöchentlichen Berechnung werden die Überstunden wöchentlich betrachtet und können im Sinne des Tarifvertrages verrechnet werden.

Es gibt zwei verschiedene Berechnungsarten. Die „tägliche Berechnung“ berechnet die Mehrarbeit täglich, wobei die erste Mehrarbeitsstunde nach Ablauf der im Dealmemo erfassten „Basistunde pro Tag“ berechnet wird.

Bei der „wöchentlichen Berechnung“ wird in Anlehnung an den Tarifvertrag die wöchentliche Arbeitszeit für die Berechnung der Zuschläge berücksichtigt. Wie tarifvertraglich vorgesehen, wird die wöchentliche Mehrarbeit innerhalb einer Arbeitswoche verrechnet.

Tägliche Berechnung:

Jede Mehrarbeitsstunde über die im Dealmemo angegebenen „Basisstunden pro Tag“ hinaus, wird zzgl. dem angegebenen Prozentwert berechnet.

Ein 6. und 7. Arbeitstag innerhalb einer Drehwoche wird, mit dem im Dealmemo erfassten Prozentsatz, berechnet.

Fällt ein Arbeitstag auf einen Samstag, so wird dieser zzgl. der im Dealmemo erfassten Prozente berechnet.

Fällt ein Arbeitstag auf einen Sonntag entsteht der Anspruch auf einen bezahlten Ruhetag. Handelt es sichzusätzlich noch um einen 6. oder 7. Arbeitstag innerhalb der Drehwoche, so wird dieser zzgl. der im Dealmemo erfassten Prozente berechnet.

Findet die Arbeit an einem Drehtag zwischen 22:00 und 06:00 Uhr statt, wird diese Arbeitszeit zzgl. der im Dealmemo erfassten Prozente berechnet

Wurde im Dealmemo ein „Boxrental pro Tag“ erfasst, wird dieses für die Tagtypen Drehtag, Tag 6, Tag 7, und Feiertag berechnet.

Die Feiertagsarbeit wird zzgl. mit dem im Dealmemo erfassten Prozentsatz berechnet. Achtung: in Deutschland gibt es drei verschiedene Feiertagstypen. Es gibt Feiertage, die wie ein regulärer Drehtag berechnet werden, Feiertage für die ein prozentualer Zuschlag berechnet wird und Feiertage, für die zusätzlich zum prozentualen Zuschlag noch einen Anspruch auf einen „bezahlten Ruhetag“ entsteht. Wie die einzelnen Feiertage berechnet werden, erfährst du im Tarifvertrag für Filmschaffende. Damit die Zuschlagswerte korrekt berechnet werden, ist es wichtig, den richtigen Tagtyp im „Stundenzettel“ auszuwählen. Für Feiertage ohne zusätzlichen Ausgleich empfehlen wir den Tagtyp „Drehtag“. Für Feiertage, an denen gearbeitet wurde und die laut Tarifvertrag mit Zuschlägen berechnet werden, empfehlen wir den Tagtyp „Feiertag“.  Fällt zusätzlich zum Feiertagszuschlag auch ein bezahlter Ruhetag an, kann dieser im Stundenzettel als „bezahlter Ruhetag“ ganz einfach angelegt werden. Bezahlte Ruhetage werden mit der Tagesgage in der Gagenberechnung berücksichtigt. Mehr Infos zu den Tagtypen findest du in den FAQ unter „Die Tagtypen“.

Pausenzeiten werden bis zu einer Dauer von 1,25 Stunden nicht der Arbeitszeit zugerechnet.

Reisezeit wird zuschlagsfrei berechnet

Wöchentliche Berechnung

Wie der Name es schon vermuten lässt, liegt der Fokus auf der Wochenarbeitszeit. Abweichend von der täglichen Berechnung, ist bei der wöchentlichen Berechnung immer der Wert 10 im Feld „Basisstunde pro Tag“ zu wählen. Die SetLnk Berechnungslogik erkennt die Anzahl der Arbeitstage und berechnet die Mehrarbeit. Für die wöchentliche Berechnung ist eine 50 Stundenwoche die Basis.

Wird an weniger als 5 Tagen gearbeitet, erkennt das die Setlnk Berechnung und berechnet die Mehrarbeit auf weniger als 5 Tage pro Woche.
Ein 6. und 7. Arbeitstag innerhalb einer Drehwoche wird wie wöchentliche Mehrarbeit berechnet.

Fällt ein Arbeitstag auf einen Samstag, so wird dieser zzgl. der im Dealmemo erfassten Prozente berechnet.

Fällt ein Arbeitstag auf einen Sonntag entsteht der Anspruch auf einen bezahlten Ruhetag. Handelt es sich zusätzlich noch um einen 6. oder 7. Arbeitstag innerhalb der Drehwoche, so wird dieser zzgl. der im Dealmemo erfassten Prozente berechnet.

Findet die Arbeit an einem Drehtag zwischen 22:00 und 06:00 Uhr statt, wird diese Arbeitszeit zzgl. der im Dealmemo erfassten Prozente berechnet

Wurde im Dealmemo ein „Boxrental pro Tag“ erfasst, wird dieses für die Tagtypen Drehtag, Tag 6, Tag 7, und Feiertag berechnet.

Die Feiertagsarbeit wird zzgl. mit dem im Dealmemo erfassten Prozentsatz berechnet. Achtung: in Deutschland gibt es drei verschiedene Feiertagstypen. Es gibt Feiertage, die wie ein ganz normaler Drehtag berechnet werden, Feiertage für die ein prozentualer Zuschlag berechnet wird und Feiertage, für die zusätzlich zum prozentualen Zuschlag noch ein Anspruch auf einen „bezahlten Ruhetag“ entsteht. Wie die einzelnen Feiertage berechnet werden erfährst du im Tarifvertrag für Filmschaffende. Damit die Zuschlagswerte korrekt berechnet werden, ist es wichtig den richtigen Tagtyp im „Stundenzettel“ auszuwählen. Für Feiertage ohne zusätzlichen Ausgleich empfehlen wir den Tagtyp „Drehtag“. Für Feiertage, an denen gearbeitet wurde und die laut Tarifvertrag mit Zuschlägen berechnet werden, empfehlen wir den Tagtyp „Feiertag“. Fällt zusätzlich zum Feiertagszuschlag auch ein bezahlter Ruhetag an, kann dieser im Stundenzettel als „bezahlter Ruhetag“ ganz einfach angelegt werden. Bezahlte Ruhetage werden mit der Tagesgage in der Gagenberechnung berücksichtigt. Mehr Infos zu den Tagtypen findest du in den FAQ unter „Die Tagtypen“.

Pausenzeiten werden bis zu einer Dauer von 1,25 Stunden nicht der Arbeitszeit zugerechnet.

Reisezeit wird zuschlagsfrei berechnet.

Es gibt unterschiedliche Tagtypen. Gib immer den richtigen Tagtyp bei der Erfassung deiner Arbeitszeiten an, da die verschiedenen Tagtypen Einfluss auf die Berechnung deiner Gage haben. Außerdem bleibt es so für dich und deinen Arbeitgeber übersichtlich und nachvollziehbar, an welchem Tag du z.B. nur gereist bist (Reisetag), krank warst oder es sich um einen ganz normalen Drehtag gehandelt hat. Willst du mehr über die unterschiedlichen Tagtypen erfahren, schau einfach unter dem FAQ „Die Tagtypen“ nach.

In der SetLnk Zeiterfassung gibt es unterschiedliche Tagtypen. Die Tagtypen haben eine hohe Relevanz, da sie Einfluss auf die Gagenberechnung haben:

– Drehtag = klassischer Drehtag/Arbeitstag der mit Überstunden und Zuschlägen (sofern verhandelt) berechnet wird.

– Vor/Nachbereitung = Vor- und Nachbereitungstage werden ohne Überstunden berechnet

– Reisetag = können sowohl nach tatsächlicher Reisezeit vergütet werden oder z.B. nur anteilig, je nachdem was im Dealmemo festgehalten wurde

– Tag 6 und Tag 7 = dieser Tagtyp ist immer auszuwählen, sofern es sich um einen 6 oder 7 Arbeitstag innerhalb einer Drehwoche handelt

– Ausfalltag = Ausfalltage werden mit der vollen Tagesgage vergütet bzw. mit dem im Dealmemo hinterlegten Prozentsatz der Tagesgage (Ausfallgage)

– Krank = der Tagtyp krank wird mit der vollen Tagesgage in der Gagenberechnung berücksichtig

– Feiertag frei = der Tagtyp Feiertag frei wird mit der vollen Tagesgage in der Gagenberechnung berücksichtig (dieser Tagtyp ist beispielsweise zu wählen, wenn an einem Feiertag nicht gearbeitet wurde).

– Feiertag = wird an einem gesetzlichen Feiertag gearbeitet, wird dieser wie ein Drehtag berücksichtigt, zuzüglich dem im Dealmemo angegebenen Zuschlagswert. Für Feiertage ohne Zuschläge bitte normalen Drehtag auswählen (siehe FAQ Feiertage).

– Urlaub = wurde im Vertragszeitraum Urlaub gewährt, sollte dieser auch im Stundenzettel erfasst werden. Die im Stundenzettel erfassten Urlaubstage werden bei der Urlaubsberechnung berücksichtigt

– Bezahlter Ruhetag Sonntag = für die Arbeit am Sonntag wird in der Regel ein bezahlter Ruhetag gewährt. Dieser wird automatisch berechnet. Wird er manuell im Stundenzettel erfasst, wird dieser Eintrag berücksichtigt

– Bezahlter Ruhetag sonstige = dieser Tagtyp wird nicht wie der „bezahlte Ruhetag Sonntag“ automatisch erstellt sondern muss manuell erfasst werden

– Ruhetag = ein Ruhetag ist ein unbezahlter, sv-pflichtiger Tag wie z.B. das Wochenende. Dieser Tagtyp kann immer eingesetzt werden, wenn ein Tag frei war und nicht bezahlt werden soll

– Zeitkonto = Zeitkontotage entstehen beim Projektabschluss sofern ein Arbeitszeitkonto vereinbart wurde und es Mehrarbeit gab. Zeitkontotage werden in der Regel mit 8 Stunden vergütet.

Urlaub wird pro 7 Tage Vertragszeitraum mit 0,5 Tagen berechnet und nach dem letzten Arbeitstag an den Vertragszeitraum angehangen. Bereits im Vertragszeitraum genommener Urlaubsanspruch wird bei der Berechnung berücksichtigt und verrechnet.

Im Arbeitszeitkonto werden alle Mehrarbeitsstunden inkl. Zuschläge gesammelt. Der Wert der im Arbeitszeitkonto gesammelten Mehrarbeitsstunden inkl. Zuschläge wird in sozialversicherungspflichtige Anstellungstage umgerechnet und im letzten Anstellungsmonate dem „Brutto Gesamt“ zugewiesen. Diese Arbeitszeitkontotage haben keinen Einfluß auf die Berechnung des Urlaubsanspruch. Je nach Wahl, kann ein Arbeitszeitkontotag mit 8 oder 10 Stunden aus dem Arbeitszeitkonto berechnet werden.

Das Arbeitszeitkonto wird mit 8 oder 10 Stunden aufgelöst und nach dem letzten Arbeitstag und Urlaub angehangen.

Befinden sich im AZK weniger als 4 Stunden, wird kein weiterer SV-Tag begründet.

Unter Boxrental versteht man beim Film üblicherweise eine zusätzliche Vergütung für die Bereitstellung von Equipment. In der Regel fällt dieses für den Einsatz am Set an. Eine Berücksichtigung bei den Tagtypen Vorbereitungs-/Nachbereitungstage; jegliche Ruhetage; Reisetage; Feiertag frei, Urlaub und Zeitkonto findet nicht statt.

Beim Projektabschluss werden das Dealmemo und sämtliche Arbeitszeiten festgeschrieben und können nicht mehr geändert werden. Die Gagen inkl. Urlaub und Zeitkonto werden anhand der final vorliegenden Daten berechnet.

Die erfassten Arbeitszeiten können sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber solange bearbeitet werden, bis das Projekt „geschlossen“ wurde.

Niemand, außer dir selbst. Privatsphäre ist uns sehr wichtig. Nutzt du die SetLnk Reisekostenberechnung, kannst du deinen Standort bestimmen. Die erfassten Koordinaten werden nur für dich sichtbar. Weder wir, noch dein Arbeitgeber können dich tracken.

Niemand, außer du übermittelst diese ganz bewußt an einen deiner Arbeitgeber*innen. Uns sind deine persönlichen Daten sehr wichtig. Daher werden die von dir unter „mein Profil“ erfassten Personalstammdaten nie ohne deinen ausdrücklichen Wunsch an einen Arbeitgeber*in übertragen. Selbst wenn du eine Einladung auf ein Filmprojekt akzeptierst, kannst du die Übertragung deiner Personalstammdaten ablehnen. Du allein entscheidest was mit deinen persönlichen Daten passiert.